„Ich hab kein besonderes Wissen, das alles können meine Kolleginnen auch“
sagt der Referatsleiter, der demnächst in den Ruhestand geht.

Wir sprechen über eine von vielen Aufgaben, für die er in den letzten Jahren zuständig war. Seine „Kundin“ ist die Behördenleitung. Er hat zwei Mitarbeiterinnen, mit denen er abwechselnd diese Art von Aufgabe bearbeitet. Allerdings ist die eine Mitarbeiterin langzeit erkrankt.

Ich frage ihn:

💎 Gibt es eine Prozessbeschreibung für diese spezielle Aufgabe? – Nein.

💎 Welche Personen sind zu beteiligen? – Er listet auf.

💎 Gibt es eine brisante Historie zur Aufgabe, die zu beachten ist? – Er berichtet von einer Situation, in der die Behördenleitung unzufrieden mit seiner Arbeit war.

💎 Welche Kenntnisse sind für die Erledigung dieser Aufgabe erforderlich? – Er erzählt von (politischen) Ereignissen aus der Vergangenheit.

💎 Welche Tipps und Tricks machen die Aufgabenerledigung einfacher und

💎 Welche Fettnäpfchen sollte man umschiffen? – Auch hier wieder zahlreiche Learnings aus der Vergangenheit, die nur in seinem Kopf „dokumentiert“ sind.

Wenn der Referatsleiter in den Ruhestand geht, wird die verbleibende Kollegin den/die neue:n Kolleg:in einarbeiten müssen.

Wäre das Wissen des ausscheidenden Kollegen dokumentiert, würde das die Einarbeitung enorm beschleunigen und die Kollegin entlasten. Studien sprechen von einer 30-40% kürzeren Einarbeitungszeit.

Genau dafür ist Wissenstransfer wichtig. Idealerweise findet der laufend und nicht nur anlassbezogen statt, aber wo läuft es schon idealtypisch.

Was für die einen selbstverständlich und „nichts Besonderes“ ist, ist für andere von unschätzbarem Wert. Das Offboarding des einen ist Grundlage für das Onboarding des anderen.

Unterschätze niemals dein eigenes Wissen und den Stellenwert deiner Erfahrungen! 💎💎💎

Wie dokumentiert ihr das Erfahrungswissen eurer Kolleginnen und Kollegen?